Akınsoft Otel Çözümleri
Tüm otel, motel, apart ve pansiyonlara hitap eden Akınsoft WOLVOX Otel Programı sayesinde oda ve müşteri takibinizi kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. Konaklama işletmelerinin en önemli departmanlarından olan rezervasyonda, özellikle özel günlerde yaşanılan yoğunluk nedeniyle zaman zaman aksamalar ve karışıklıklar
yaşanabiliyor.
Acentelerle yaptığınız anlaşmalar, aksiyonlar, erken ödeme avantajları ve ileriye yönelik planlamalar doğru yapılmazsa işletmenizde güven problemleri yaşanmasına neden olacaktır. AKINSOFT WOLVOX Otel, tüm bu karmaşık işlemlerinizi pratik ve anlaşılır bir şekilde yapmanızda sizin en büyük yardımcınız olacak.
Neler Yapabileceksiniz?
Rezervasyon ve Resepsiyon
Rezervasyon
• Erken rezervasyon tanımları yaparak girdiğiniz tarihlerdeki fiyatları, otomatik olarak hesaplayabilme,
• Aksiyon tanımları ile özel günler için kampanyalarınızı kaydederek misafirlerinizin kampanyalardan faydalanmasını sağlayabilme,
• Rezervasyon esnasında tek rezervasyon kartı üzerinden rezerve edilecek oda sayısını belirterek odaların bloke edilebilmesi, check-in işlemi esnasında oda ataması yaparak yeni rezervasyonları otomatik olarak oluşturabilme, •Grup rezervasyonlar sayesinde toplu check-in ve toplu check-out işlemleri yapabilme, oluşan rezervasyon kartlarına seri bir şekilde oda ataması gerçekleştirebilme, check-in ve check-out notları kaydederek tüm rezervasyonlara yansımasını sağlayabilme,
• Grup rezervasyonlar esnasında oda tipleri belirterek otomatik oda aktarım işlemlerini programın yapabilmesi,
• Rezervasyon kartından rezerve edilen tarihlerde kullanılabilecek aksiyonların görüntülenmesini sağlayarak misafirlerinizi yönlendirebilme,
• Rezervasyon kartı üzerinde pazar ve kaynak bilgileri belirterek ileriye dönük raporlamalarda avantaj sağlayabilme,
• Oda blokaj işlemlerinizi kolaylıkla yapabilir, dilediğiniz zaman blokeden rezervasyona aktarım gerçekleştirebilme imkanı,
• Rezervasyon kayıt esnasında mükerrer kayıt kontrolü yapabilme,
• Rezervasyon girişlerinde voucher bilgisini belirleyebilme,
• Konuklara ait geçmiş rezervasyon bilgilerini görüntüleyebilme,
• Oda harici otelin diğer hizmetlerinden konukları faydalandırabilme,
• Risk grubunda olan müşterileri kara listeye alabilme,
• Rezervasyon kaydında yaş gruplarını otomatik hesaplayabilme.
Resepsiyon
• Kolay ve anlaşılır kullanıma sahip rack ekranından faydalanarak rezervasyonlarınızı hızlı bir şekilde yapabilme, odaların son durumları hakkında bilgi sahibi olabilme,
• Rezervasyon çizelgesi üzerinden yeni rezervasyon açabilir, rezervasyon kartını açmadan rezervasyon uzatabilme, oda değiştirme ve folio aktarma işlemlerini gerçekleştirebilme,
• Kimlik tarayıcı cihazlarıyla entegrasyon sayesinde müşteri kartlarını hızlı bir şekilde oluşturabilme,
• Misafir kartından veya rezervasyon kartından misafir geçmişi bilgisini kontrol ederek daha önce tercih edilen özellikte oda tedariği yapıp misafir memnuniyeti sağlayabilme,
• Check-in ve check-out işlemlerini tek tuşla yaparak misafirlerinizi bekletmeden giriş yapmalarını sağlayabilme,
• Folioları toplu olarak veya tek tek farklı odalara transfer edebilme,
• Locater bilgisi girerek misafir takibini kolaylaştırabilme, otelden uzaklaşan misafirinizin bıraktığı notları ilgili kişilere iletebilme,
• Otomatik harcamalar ekleyerek misafirin günlük kullanacağı sağlık, spa gibi hizmetlerinizin foliolara otomatik işlenmesini sağlayabilme,
• Uyandırma servisi kaydı girerek resepsiyon görevlisinin saati geldiğinde misafiri uyandırmasını sağlayabilme,
• Vizyon ekranı ile otelinizin doluluk durumunu misafirlerinizin anlık olarak görmelerini sağlayabilme imkanı,
• Otelleri, seyahat acentelerini ve servis sağlayıcılarını bir araya getiren Hotel Runner entegrasyonu ile rezervasyon taleplerini anlık olarak program üzerinden takip edip işlem yapmalarını sağlayabilme,
• Odaların dolu, boş gibi durumlarını istenilen renkte belirleyebilme ve odaları ayırt edebilme,
• ERP ile entegrasyon yaparak otelinize gelen kişilerin cari kartlarını oluşturabilme,
• Odaların durumunu anlık olarak dolu-boş, kirli-temiz olarak ayarlayabilme,
• AKINSOFT Hotelsmart Online Rezervasyon Sistemi ile entegreli çalışabilme olanağı.
Satış Kontrat İşlemleri
Acenteyle çalışan tüm otellerin acente sözleşme girişleri ve takibi, zaman alan işlemlerdir. Sözleşmelerin doğru oluşturulması, gelecek yıllar için doğru raporlamalar vermesi ve planlamaların sağlıklı yapılması veri girişlerinin doğruluğu ile orantılıdır.
AKINSOFT WOLVOX Otel yazılımı ile tüm bu süreçlerinizi rahatlıkla kontrol altında tutabilirsiniz.
• Acente kayıtlarınızı oluşturarak dosya ekleme sistemi ile imzalanan sözleşme veya tüm evrakları ekleyebilme ve
dosya bilgisayarınızdan silinse dahi erişebilme,
• Acenteye özel sözleşme oluşturarak kontenjan, standart pansiyon, kullanılacak para birimi, çocuk indirimleri uygulayabilme,
• Acenteye özel stop-sale uygulayabilme ve stop-sale tarihlerinde girişlerde engellemeler yapabilme,
• Esnek ve çok amaçlı kullanımıyla her türlü kontrat girişlerini kolaylıkla yapabilme,
• Dönem kayıtları oluşturarak acenteye özel fiyatlar belirleyebilme ve belirlediğiniz fiyatları tercih ettiğiniz tarih aralıklarında kullanabilme,
• Acentenin komisyoncu olarak çalışmasını sağlayarak yüzde bazında komisyon belirleyebilme,
• Aksiyon tanımları oluşturarak acentelere özel indirimler belirleyebilme,
• Erken rezervasyon tanımlarını acente bazlı oluşturarak acentelere özel kampanyalar uygulayabilme,
• Proforma fatura düzenleyebilme ve ihtiyaç duyduğunuzda takibini yapabilme,
• Acente bazlı forecast raporları alarak ileriye dönük planlamalarınızı kolaylıkla yapabilme imkanı,
• Oluşturulan dönem aksiyonlarının, acenta stok/sale işlemlerini raporlayabilme.
Envanter Yönetimi, Departmanlar Arası Haberleşme ve CRM
Her otel sahibinin amacı otelinde konaklayan misafirine kaliteli hizmet vererek misafirin devamlılığını sağlamaktır. Müşteri memnuniyeti aynı zamanda referans niteliği taşıdığından hizmet standardınızı yükseltmeniz her daim avantajınıza olacaktır.
Bunun yanı sıra maliyetlerinizi kontrol altına almanız için de düzgün bir stok yönetimine ihtiyacınız vardır. Bu süreçleri takip etmenizde AKINSOFT WOLVOX Otel yazılımının sunacağı avantajlar ise;
• Departmanlar arası haberleşme ekranını kullanarak kat görevlileri veya ilgili birimleriniz arası haberleşmeyi sağlayabilir, kaç numaralı odanın ne istediğini mesaj hizmetiyle bildirerek teslim edilip edilmediğini takip edebilme,
• Otelinizde takibini yapmanızı gerektiren tüm envanterleri kaydederek kategori, sorumlu birim ve hesap departmanı belirleyebilme,
• Saatlik kullanılacak bir envanter ise ilgili ayarlamaları yapabilir, ön hazırlığa ihtiyaç duyulan bir envanter ise hazırlanma ve toplanma süreleri girebilme,
• Envantere ek fiyat girerek farklı bir departmana veya odaya teslim ederken ücreti ilgili kişinin foliosuna yansıtabilme,
• Envanter hareketleri alanından envanteri hangi tarihte, kaç adetini kime teslim ettiğinizi ve tüm hareket detayları ile ilgili detaylı raporları alabilme,
• Müşterilerinize düzenlediğiniz tüm anketleri kayıt altında tutabilir ve dilediğiniz zaman liste veya grafik bazında raporlar alabilme imkanı.
Organizasyon/Banket Yönetimi
Oteller verdikleri konaklama hizmetlerinin yanı sıra bir takım organizasyon hizmetleri de vererek ek gelir elde edebilmektedirler.
AKINSOFT WOLVOX Otel ile küçük veya büyük çaplı tüm organizasyon hizmetlerinizi, salon düzeninden yemek planı oluşturmaya kadar detaylı bir şekilde yapabilirsiniz.
• Otelinizde kullanılan tüm salonları kaydedebilme, maksimum ve minimum kapasite belirtebilme,
• Salonların kullanım amaçları, genişlik ve yükseklik gibi bilgileri kaydederek içerisinde ne tür etkinlikler yapabileceğinizi belirleyebilme,
• Birleştirilebilir salonları belirleyerek daha büyük bir salona ihtiyaç duyduğunuzda birden fazla salonu birleştirebilme,
• Salonlar için oturma düzeni belirleyerek salonun hazırlanması esnasında bu bilgilerden faydalanabilme,
• Salon ekipmanlarını kaydederek salon içerisindeki demirbaşları belirleyebilme, ihtiyaç duyulduğunda envanter verebilme,
• Düzenleyeceğiniz tüm etkinlikleri kaydederek etkinliği yapacak şirketi, banket sorumlusunu, hangi rezervasyonlarla ilgili olduğunu belirleyebilme,
• Etkinlik çizelgesinden faydalanarak otelinizde hangi tarihlerde etkinlik düzenlendiğini tek ekran üzerinden rahatlıkla kontrol edebilme,
• Yemek planı oluşturarak mutfak görevlilerinin kaç kişilik yemek hazırlaması gerektiğini kontrol edebilme ve bu sayede mutfak kontrolünü de sağlayabilme imkanı,
• Etkinlik hareket listesinde, tüm borç ve alacak hareketlerini görüntüleyebilme,
• Envanter hareketlerinde etkinliğe eklenen envanterleri listeleyebilme.
Raporlar
Otelinizde konaklayan tüm misafirler, düzenlenen tüm organizasyonlar ve diğerleri. Veri girişlerini ne kadar düzgün gerçekleştirseniz de raporlarınız eksik veya yanlış olduğu sürece herhangi bir anlam ifade etmemektedir.
AKINSOFT WOLVOX Otel yazılımı, gelişmiş raporlama sistemi ve aldığınız tüm raporları anında grafiğe çevirme özelliği sayesinde tüm planlama sürecinizi de yönetiyor.
• Forecast grafiği,
• Forecast raporu,
• Günlük listeler,
• Pansiyona göre forecast,
• Pazar bazında forecast,
• Acenta bazlı forecast,
• Oda tipine göre forecast,
• Ülke bazında forecast,
• Uyruk raporu,
• Dönemsel analizler,
• Tarih ve tarife bazında durum raporları,
• Konaklama özel raporu sayesinde istediğiniz gruplama alanına göre rapor oluşturabilme imkanı,
• Özel rapor işlemlerinden faydalanarak istediğiniz raporları,
• Folio hareket raporu,
• Departman raporları,
• City ledger raporu,
• Giriş ve geceleme raporu,
• XML ve BTM raporları,
• Maliye günlük müşteri listesi,
• Gün sonu raporları oluşturabilme imkanı.
Entegrasyon İşlemleri
AKINSOFT WOLVOX Otel programı ile entegrasyonlu çalıştırabildiğiniz bazı cihazlar sayesinde işlemleriniz çok daha hızlı yürüsün!
• Kale kilit sistemi ile entegrasyonlu çalışarak kapı kontrolünü sağlayabilme,
• Kimlik tarama cihazları ile entegrasyonlu çalışarak, misafirlerin kimlik, ehliyet ve pasaportlarından seri bir şekilde müşteri kaydı oluşturabilme,
• Uyumlu santral destekleri sayesinde telefon görüşme bedellerini foliolara yansıtabilme,
• Wi-Fi kontrol sistemleri ile kablosuz internet kullanımlarını foliolarına yansıtabilme imkanı,
• Caller ID entegrasyonu sayesinde müşterilerinizin telefon aramaları üzerinden otomatik hızlı kayıt işlemi yapabilme.
Diğer İşlemler
AKINSOFT WOLVOX Otel sunduğu tüm avantajların yanı sıra müşterilerinizin kendilerini özel hissetmeleri için olanak sağlıyor.
• Otelinizde konaklayan misafirlerinizin araç plakaları üzerinden otopark takibi,
• Özel günler için SMS veya e-posta gönderimi,
• Günlük döviz kurlarını takip edebilme ve müşterilerinizden döviz alış – satış işlemleri,
• Müşterilerinizin kayıp eşyalarının kayıt altına alınarak takibini yapabilme,
• Otelinizle ilgili şikayetlerinin kayıt altında tutulması ve çözüm süreçlerini takip edebilme imkanı,
• Gelir ve ödeme tanımlamalarını yapabilme ve genel muhasebe ile entegrasyon imkanı,
• Log kayıtları ile hangi işlemlerin kimin tarafından yapıldığını görüntüleyebilme,
• Kullanıcı bazlı yetki verilebilme,
• Firebird ve MSSQL veri tabanı desteği sayesinde güvenli data akışı sağlayabilme.
Diğer İşlemler
AKINSOFT WOLVOX Otel sunduğu tüm avantajların yanı sıra müşterilerinizin kendilerini özel hissetmeleri için olanak sağlıyor.
• Otelinizde konaklayan misafirlerinizin araç plakaları üzerinden otopark takibi,
• Özel günler için SMS veya e-posta gönderimi,
• Günlük döviz kurlarını takip edebilme ve müşterilerinizden döviz alış – satış işlemleri,
• Müşterilerinizin kayıp eşyalarının kayıt altına alınarak takibini yapabilme,
• Otelinizle ilgili şikayetlerinin kayıt altında tutulması ve çözüm süreçlerini takip edebilme imkanı,
• Gelir ve ödeme tanımlamalarını yapabilme ve genel muhasebe ile entegrasyon imkanı,
• Log kayıtları ile hangi işlemlerin kimin tarafından yapıldığını görüntüleyebilme,
• Kullanıcı bazlı yetki verilebilme,
• Firebird ve MSSQL veri tabanı desteği sayesinde güvenli data akışı sağlayabilme.
HotelSmart
Otel, öğretmenevi, polisevi gibi kurumunuza ait web siteniz üzerinden online rezervasyon, ödeme almanıza yardımcı olan uygulamamız, AKINSOFT Otel program entegrasyonları ile odaları rezerve etmenizi sağlar.
Odaların uygunluk durumunu, tarih ve oda bazlı farklı fiyatlandırma işlemlerini yönetmenize yardımcı olur. HotelSmart’ı AKINSOFT otel çözümleri ile entegre ederek tüm süreçleri programınız üzerinden sorunsuz yönetebilirsiniz.
• Rezervasyon ile konaklama kabul eden tüm işletmelere uygun kullanım sağlayabilme,
• Gelişmiş filtreleme seçenekleriyle rezervasyonları raporlama ve yazdırma,
• Rezervasyon listesinden anlık erişim ile hızlı rezervasyon kaydı düzenleme,
• Online ödeme ile rezervasyon alabilme,
• Ön rezervasyon seçeneği ile ödeme almadan rezervasyon kabul etme,
• Rezervasyonları durumlarına göre (onaylandı, beklemede, iptal vs.) kaydetme ve raporlayabilme,
• Odalara dönem veya oda bazında fiyat tanımlayabilme,
• Müsaitlik takvimi ile oda müsaitliklerini kolaylıkla düzenleme,
• Maksimum konaklama kapasitesi belirleterek oda tiplerini oluşturabilme,
• Oda tiplerine sınırsız özellik tanımlayabilme,
• Belirli tarih aralıklarına göre fiyat grupları oluşturabilme,
• Rezervasyonlar için iptal süresi tanımlayabilme,
• Üyeleri farklı kategoriler ile kaydedebilme.
